Dicas para a gestão de clínicas e consultórios

Uma boa gestão de consultório entrega vantagens adicionais aos profissionais e pacientes. Os primeiros percebem, entre outros benefícios, maior fluidez nos trabalho e previsibilidade financeira. Já os pacientes têm uma melhor experiência global, com a atenção recebida durante as consultas se repetindo nos demais momentos do atendimento. 

Porém, a falta de tempo, ou de conhecimento específico em administração, podem dificultar o bom desempenho do profissional de saúde como gestor. Pensando nisso, separamos ótimas dicas de gestão de consultórios para profissionais da saúde. Continue no texto e confira!

O que envolve a gestão de clínicas e consultórios?

Quando o profissional de saúde considera que atender pacientes na sua clínica significa ser dono de um negócio, tudo ganha uma nova dimensão. As partes financeira e tributária ficam mais complexas, surge a demanda por gestão de pessoas, há diversos ambientes a serem mantidos. Consequentemente, há também um aumento no número de pacientes e procedimentos a serem gerenciados. 

Para acompanhar o desenvolvimento do próprio negócio, é importante que os profissionais da saúde tenham conhecimentos sobre a gestão de clínicas e consultórios. A lista é grande, mas, para simplificar, vamos agrupar as dicas de gestão de clínicas e consultórios em duas grandes áreas: administrativa e de pacientes.  

Dicas de gestão administrativa 

A dica mais simples, e talvez a mais importante, é a de que se faça um curso de gestão de consultórios. Ausente em praticamente todas as faculdades da área médica, esse conhecimento pode ser complementado via cursos na área ou livros especializados. 

Outra possibilidade é o uso de softwares específicos para a gestão financeira de consultórios e clínicas. Para além dessa dica, há outras que compõem o que seria um guia de boas práticas:

Mantenha as finanças pessoais separadas das da empresa

A mistura de finanças empresariais com finanças pessoais favorece a perda do controle financeiro a longo prazo. Uma boa dica é estabelecer um pró-labore, indicando, dentro da realidade financeira da empresa, um valor fixo mensal para ser seu salário. Isso deve ser feito mesmo se você atende sozinho, sem sócios. 

Controle o fluxo financeiro

Separadas as contas, é preciso começar a controlar o fluxo de caixa, para entender sobre as movimentações financeiras da clínica. Essa ferramenta tem o objetivo de registrar todos os eventos envolvendo os recursos financeiros. Nela, são lançados todos os ganhos e gastos do negócio. 

Se, por um lado, as fontes de recursos têm pouca variação, basicamente atendimentos particulares e convênios, as despesas formam um grande grupo heterogêneo: contas de luz, água, telefone e internet, funcionários, tributos, licenças, aluguel, manutenções, marketing e outras. 

Todas essas informações devem ser lançadas em uma planilha ou software de gestão, o que for mais familiar e eficiente para quem usa. Em ambos os casos há grande oferta de modelos e serviços na internet, incluindo opções gratuitas e pagas. 

Oriente o trabalho dos funcionários

Mais um fator central na administração de uma clínica ou consultório é alinhar as especificidades do negócio com os colaboradores. Trabalhar nesse ambiente requer uma série de cuidados a fim de passar confiança e deixar os pacientes sempre à vontade.

O silêncio no ambiente é algo muito importante, assim como o acolhimento a situações específicas, como o atendimento a pessoas com deficiência ou transtornos psíquicos. Todos os colaboradores devem estar preparados para lidar com empatia e cuidado nos mais diversos casos, transmitindo o mesmo cuidado e propósito do profissional. 

Valorize o ambiente

Manter um bom ambiente é essencial para que o paciente se sinta bem, seguro e acolhido. Recepção e consultório decorados de forma aconchegante passam aos pacientes a sensação de bem-estar e conforto estético. Procure equipar os ambientes com móveis confortáveis, oferecer sinal de internet e bebidas, como água, café ou chás.

Manter organizados os documentos da recepção também é fundamental para demonstrar a qualidade do atendimento. Além disso, esses ambientes devem estar sempre limpos e organizados. Uma regra que, certamente, vale também para os sanitários. Lembrando que todo o conjunto deve atender às exigências da vigilância sanitária.

Dicas de gestão de pacientes

Muito mais do que controlar a agenda de consultas, a gestão de pacientes envolve hoje uma grande série de questões. Entre elas, estão: exames, banco de prescrições, modelos de planos alimentares, gestão de telemedicina e, mais recentemente, atendimento à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). 

Com o auxílio da tecnologia, essas tarefas vêm se tornando cada vez mais simples e eficientes. Por isso mesmo, é consenso que uma clínica dinâmica e bem gerida deve contar com o suporte de um software especializado na gestão de pacientes. Com todas essas questões sendo encaminhadas de forma integrada, esse será mais um fator gerador de resultados para a clínica e de segurança para os pacientes. 

Confira a seguir as principais características de um bom software de gestão de clínicas e consultórios: 

Fluxo de atendimento integrado

Um fluxo de atendimento integrado auxilia bastante na eficiência do consultório. Isso inclui:

• Realização de agendamentos, com envio de confirmação aos pacientes;
• Envio de formulário pré-consulta;
• Registro dos resultados da anamnese e da avaliação completa;
• Registro do diagnóstico e dos encaminhamentos, como exames, prescrições, laudos e atestados. 

Gerenciamento centralizado de múltiplas clínicas

Profissionais que gerenciam diversas clínicas podem fazer a gestão de múltiplos usuários, clínicas e consultórios na mesma plataforma, permitindo ou limitando o acesso a informações restritas. Deve ser possível também personalizar os modelos de pré-consulta, anamnese, pedidos de exames, laudos e atestados. 

Funções para teleconsultas

A pandemia acelerou o processo de adoção da telemedicina. Por isso, é importante que o aplicativo tenha funções específicas para essa modalidade de atendimento:

• Geração de termo de consentimento para pacientes;
• Gravação de áudio das consultas;
• Gestão de certificado digital para receitas, atestados, declarações e laudos.

Funções ligadas à nutrição

Para os profissionais da nutrição é importante que se possa cadastrar alimentos e criar  planos alimentares, além de contar com um banco de dados com planos já estruturados. Os softwares de gestão de atendimento também podem fornecer cálculo de gasto energético e cálculo nutricional em tempo real.

Respeito à LGPD

Um bom software de gestão de atendimento deve garantir que o tratamento dos dados pessoais dos pacientes atenda à LGPD. Essa lei, em vigor desde 2018, determina os parâmetros no armazenamento e uso de informações pessoais por empresas, incluindo clínicas e consultórios. 

Foco no atendimento ao paciente

Além de otimizar o atendimento e melhorar a experiência do paciente, todas essas funções 

permitem que o profissional de saúde tenha mais facilidade para focar sua atenção no paciente e em seu tratamento. Foi com esse objetivo que a Essentia Technologies, do Essentia Group, desenvolveu o Easy Health, um software para gestão do atendimento de clínicas e consultórios de médicos e nutricionistas.

Além de oferecer todas as características listadas acima, o Easy Health conta com um banco de dados com mais de 2.000 sugestões de fórmulas, todas comprovadas em anos de prática clínica. 

E, como parte de um plano de negócios a longo prazo, a plataforma é oferecida gratuitamente. 
Se você é profissional da saúde e está procurando novas formas de melhorar a gestão do seu consultório, conheça o Easy Health.